(目的)

第1条　この規程は、消防本部における文書の収受、配布その他文書事務の処理に関し必要な事項を定めることにより、文書事務の合理的な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書取扱いの原則)

第3条　職員は、公文書をすべて正確かつ迅速に取扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。

(公文書の管理体制)

第4条　総務課長は、公文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、公文書の管理が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び監督を行う。

(文書取扱主任の職務)

第5条　文書取扱主任は、所管課長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(公文書の作成)

第6条　事務の処理に当たっては、特に軽易なものを除き、公文書を作成するものとする。ただし、事務の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、事後に公文書を作成することができる。

(公文書の分類)

第7条　公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、整理しなければならない。

(公文書の書き方)

第8条　公文書は、左横書きで書かなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(公文書の種別)

第9条　公文書の種別は、次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号)

第10条　公文書には、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める記号及び番号を付けなければならない。ただし、公告及び軽易な公文書については、これらを省略することができる。

(到達公文書の処理)

第11条　総務課に到達した公文書及びメールボックスを通じて配布された公文書は、総務課において収受し、次の要領により処理しなければならない。

(郵便料金未納又は不足の公文書の収受)

第12条　郵便料金の未納又は不足の公文書は、総務課長が必要があると認めるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

(配布上の留意事項)

第13条　開封した公文書の配布については、次に掲げる事項に留意して処理しなければならない。

(配布された公文書の処理の原則)

第14条　配布された公文書は、全て所管課長が処理促進に努めなければならない。

(配布された公文書の処理の手続)

第15条　配布された公文書は、全て文書取扱主任が受け取り、直ちにこれを次の要領に従って処理しなければならない。ただし、文書取扱主任からの指示を受けて、所管課の他の職員がこれに代わり公文書を収受することを妨げない。

(電話等で受発した事案の扱い)

第16条　職員は、電話又は口頭において受信又は発信した事案のうち必要なものは、次の各号に掲げる様式により公文書として処理すること。

(起案)

第17条　公文書の起案は、一定の帳票を用いて処理するもの及び軽易な事項で、文書の余白を用いて処理案を書くことができるもののほか、原則として文書管理システムにより起案するものとする。この場合において、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(起案上の留意事項)

第18条　起案文書は、次の事項に留意し、作成しなければならない。

(決裁の順序)

第19条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第20条　決裁の内容が他の部、室及び課の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係する部長、室長又は課長に合議しなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第21条　決裁文書は、起案用紙に決裁年月日を記載した後、施行又は発送が必要なものについては、その手続を取らなければならない。

(公印の使用)

第22条　施行する公文書には、宝塚市消防公印規程(平成元年消防長訓令第8号)の規定に従い、公印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な文書は、この限りでない。

(公文書の発信者)

第23条　施行する公文書は、市長、消防長、消防署長の職及び氏名又は組織名を用いなければならない。ただし、行政処分を伴わない文書については、課長名等を用いることができる。

(条例、規則及び訓令等の施行)

第24条　所管課長は、条例及び規則を施行するため、決裁済文書を総務部総務課長に送付しなければならない。

(告示及び公告)

第25条　告示は、所管課が総務課長に送付しなければならない。

(電子メールの利用)

第26条　公文書の収受及び施行については、総務部総務課長が指定するシステムで運用される電子メール(以下「電子メール」という。)を利用することができる。

(公文書保管の原則)

第27条　公文書は、必要に応じ、誰でもすぐに引き出せるように系統的に整理し、所管課において現年度中及びその翌年度1年間保管するとともに、紛失、損傷等を防止するよう留意しなければならない。

(保管公文書の調査点検)

第28条　文書取扱主任は、毎年度末ファイル基準表に基づき保管された公文書の点検整理を行わなければならない。

(消防職員以外の者の保管公文書の閲覧)

第29条　消防職員以外の者に保管された公文書を閲覧させ、又は写しの交付をしようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、所管課長の許可を受けなければならない。

(公文書の保存期間)

第30条　公文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、おおむね別表第2に定めるとおりとする。ただし、特に軽易な公文書については、この限りでない。

(完結文書の引継ぎ)

第31条　所管課長は、事務処理が完結した公文書(以下「完結文書」という。)のうち、保存期間が30年、10年、5年又は3年のものをその完結した日の属する年度の翌々年度に総務課長に引き継がなければならない。

(完結文書の保存)

第32条　所管課長は、前条第1項の規定により総務課長に引き継いだ完結文書以外の完結文書を常に整理し、保存期間が経過するまでの間(第30条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要な期間)適切に保存しなければならない。

(消防職員以外の者の保存公文書の閲覧)

第33条　消防職員以外の者に保存された公文書を閲覧させ、又は写しの交付をしようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、所管課長の許可を受けなければならない。

(完結文書の廃棄)

第34条　所管課長は、保存期間が経過した完結文書(第30条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要がなくなったもの。)について、速やかに廃棄手続をしなければならない。

(文書管理システムによる処理)

第35条　この規定により行うこととされている公文書の管理に関する事務について、文書管理システムの全部又は一部を利用することができる場合は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。