○宝塚市特定個人情報等取扱規程
平成29年1月11日
訓令第1号
注 平成29年12月25日訓令第15号から条文注記入る。
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 体制(第4条―第9条)
第3章 特定個人情報等の取扱い(第10条―第18条)
第4章 個人番号利用事務等の業務の委託等(第19条)
第5章 情報漏えい等事案への対応(第20条)
第6章 監査等の実施(第21条―第24条)
第7章 雑則(第25条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき市長が行う個人番号利用事務及び個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)において、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、番号法、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、宝塚市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年規則第10号)、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)及び宝塚市情報セキュリティ規則(平成17年規則第7号)において使用する用語の例によるほか、次のとおりとする。
(1) 職員 市に所属する地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職に属する職員(以下単に「一般職の職員」という。)及び同法第3条第3項に規定する特別職に属する職員(以下単に「特別職の職員」という。)をいう。
(2) 報酬等の支払を受ける者 支払調書の作成対象となる者をいう。
(3) 扶養親族 所得税法(昭和40年法律第33号)第83条に基づく配偶者控除の対象となる控除対象配偶者、同法第83条の2に基づく配偶者特別控除の対象となる配偶者、同法第84条に基づく扶養控除の対象となる控除対象扶養親族並びに地方税法(昭和25条法律第226号)第45条の3の2及び第317条の3の2並びに地方税法施行規則(昭和29年総理府令第23号)第2条の3の2の規定により給与所得者の扶養控除等(異動)申告書に記載することとされている控除対象扶養親族以外の扶養親族をいう。
(4) 源泉徴収票等 源泉徴収票(給与所得、退職所得及び公的年金等の源泉徴収票をいう。)及び給与支払報告書等(給与・公的年金等支払報告書及び退職所得の特別徴収票をいう。)をいう。
(5) 支払調書 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書、不動産の使用料等の支払調書、不動産等の譲受けの対価の支払調書、非居住者に支払われる報酬、年金及び賞金の支払調書、非居住者に支払われる不動産の使用料等の支払調書並びに非居住者に支払われる不動産等の譲受けの対価の支払調書をいう。
(6) 雇用保険等 雇用保険、健康保険及び厚生年金保険をいう。
(7) 特定個人情報等取扱者 特定個人情報等を取り扱う事務の担当者をいう。
(令5訓令1・一部改正)
(事務の範囲)
第3条 市長が行う個人番号利用事務は、番号法第9条及び宝塚市個人番号の利用等に関する条例(平成27年条例第48号。以下「個人番号利用条例」という。)第3条に規定する事務とする。
2 市長が行う個人番号関係事務は、次に掲げるものとする。
(1) 源泉徴収票等作成事務 所得税法及び地方税法の規定により、源泉徴収義務者として、職員から所定の申請書により特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された源泉徴収票等を作成し、所轄の税務署長及び職員が居住する市区町村長に提出する事務
(2) 支払調書等作成事務 所得税法の規定により、報酬等の支払を受ける者から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された支払調書等を作成し、所轄の税務署長に提出する事務
(3) 雇用保険等関連事務 事業主として雇用保険等に加入する者から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された被保険者資格取得届その他の関係書類を作成し、所轄の公共職業安定所又は日本年金機構に提出する事務
(4) 年金関係事務 職員又は扶養親族から提出のあった国民年金法(昭和34年法律第141号)第7条第1項第3号に規定する被保険者に係る書類を兵庫県市町村職員共済組合、公立学校共済組合又は日本年金機構に提出する事務
(5) 共済組合関係事務 職員又は扶養親族、市に所属する一般職の職員(非常勤職員を除く。)であった者から提出のあった組合員資格取得届その他の書類を兵庫県市町村職員共済組合又は公立学校共済組合に提出する事務
(6) 退職手当組合関係事務 職員、扶養親族又は市に所属する一般職の職員(非常勤職員を除く。)であった者から提出のあった退職所得の受給に関する申告書を兵庫県市町村職員退職手当組合に提出する事務
(7) 公務災害関係事務 番号法別表第1の主務省令で定める事務を定める命令(平成26年内閣府・総務省令第5号)第43条各号に規定する事務について、申請者から提出のあった書類を地方公務員災害補償基金又は所轄の労働基準監督署に提出する事務
(8) 財産形成貯蓄関係事務 租税特別措置法(昭和32年法律第26号)の規定により、市に所属する一般職の職員(地方公務員法第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員(同項第1号に掲げる職員に限る。)のうち、日額又は時間額で報酬を定める者を除く。)から提出のあった特定個人情報等が記載された財産形成住宅貯蓄及び財産形成年金貯蓄に関する申告書を宝塚市職員財形貯蓄取扱金融機関に提出する事務
(9) 児童手当関係事務 児童手当法(昭和46年法律第73号)の規定により、職員のうち共済組合員である者に児童手当又は特例給付を支給する事務
(平29訓令15・令2訓令1・一部改正)
第2章 体制
(特定個人情報等管理者)
第4条 個人番号利用事務等における特定個人情報等の管理に関する事務を総括するため、特定個人情報等管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2 管理者は、個人情報保護管理者をもって充てる。
(特定個人情報等副管理者)
第5条 管理者を補佐するため、特定個人情報等副管理者(以下「副管理者」という。)を置く。
2 副管理者は、個人情報保護副管理者をもって充てる。
(特定個人情報等取扱責任者)
第6条 個人番号利用事務等における特定個人情報等の適正な取扱い並びに円滑な運用及び管理を図るため、特定個人情報等取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、個人情報管理責任者をもって充てる。
3 取扱責任者は、特定個人情報等取扱者及びその役割を指定し、特定個人情報等取扱者に対して必要かつ適切な監督を行うこととする。
4 取扱責任者は、各特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
5 取扱責任者は、次に掲げる体制を整備する。
(1) 特定個人情報等取扱者がこの規程その他の関係法令に違反している事実又は兆候を把握した場合における報告、連絡及び対応に係る体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合における報告、連絡及び対応に係る体制
(特定個人情報等取扱者の責務)
第7条 特定個人情報等取扱者は、番号法及び個人情報の保護に関する法律の趣旨にのっとり、関連する法令等の規定及び取扱責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
(令5訓令1・一部改正)
(監査責任者)
第8条 個人番号利用事務等における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長とする。
(教育及び研修)
第9条 取扱責任者は、特定個人情報等取扱者に対して、特定個人情報等の取扱いに関する教育及び研修を行うものとする。
第3章 特定個人情報等の取扱い
(特定個人情報等の収集)
第10条 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要があるときは、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。
2 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等において個人番号を収集するときは、原則として、個人番号カード、運転免許証等の身元確認書類により、本人確認を行うものとする。ただし、個人番号関係事務において職員から個人番号を収集する場合であって、以前に本人確認を行い、本人に相違ないことが明らかな者については、特定個人情報等取扱者が当該職員を知覚し、本人であることを認識することにより本人確認に代えることができる。
3 特定個人情報等取扱者は、個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し若しくは住民票記載事項証明書の提示を求めることにより、個人番号の確認を行うものとする。ただし、これらの書類の提示を受けることが困難であると認められる場合には、これらに代えて次の各号のいずれかの措置をとるものとする。
(1) 過去に本人確認の上収集した個人番号の記録を照合すること。
(2) 官公署又は個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者から発行され、又は発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(個人番号及び氏名並びに生年月日又は住所が記載されているものに限る。)の提示を受けること。
4 特定個人情報等取扱者は、前項に規定する方法により個人番号の確認を行うことが困難であると認められる場合は、法令の定める範囲内において、住民基本台帳ネットワークシステムにより個人番号の確認を行うことができる。
(特定個人情報等の利用)
第11条 特定個人情報等の利用は、個人番号利用事務等において必要最小限の範囲で行うものとし、取扱責任者は、そのために必要な措置を講じなければならない。
2 取扱責任者は、特定個人情報等取扱者に対して、特定個人情報等の利用目的を達成するために必要最小限の範囲で利用権限を付与し、利用権限を有しない者に特定個人情報等を利用させてはならない。
3 特定個人情報等取扱者は、利用権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等を利用してはならない。
4 個人番号利用事務等を行うために提供を受けた特定個人情報等は、当該事務以外の事務において利用してはならない。ただし、個人番号利用条例第3条の規定により庁内連携が認められている場合は、この限りでない。
5 特定個人情報等取扱者は、特定個人情報等取扱者以外の者に特定個人情報等が漏えいすることを防止するため、第16条に規定する取扱区域において、個人番号利用事務等を行うものとする。
(特定個人情報等の保存及び管理)
第12条 特定個人情報等が記載された文書は、関係法令及び宝塚市公文書管理規則(平成17年規則第38号)に定める期間保存するものとする。
2 特定個人情報等が記載された文書及び電子媒体は、施錠可能な場所に保管する等の方法により適正に管理するものとする。
3 特定個人情報等が電磁的記録による場合は、インターネットに接続された情報通信機器及び端末にその情報を保存してはならない。
(特定個人情報等の提供)
第13条 特定個人情報等は、関係法令により認められている場合においてのみ提供することができる。
2 前項の提供に当たっては、厳重な管理方法によって行わなければならない。
(特定個人情報等の削除及び廃棄)
第14条 特定個人情報等が記録された文書及び電子媒体は、関係法令及び宝塚市公文書管理規則により定められた保存期間を超えた場合に削除及び廃棄を行うものとする。
2 特定個人情報等が記録された文書及び電子媒体の削除及び廃棄に当たっては、取扱責任者の指示により、復元できない方法により適切に行うものとする。
3 外部事業者による機密文書リサイクルサービス又は同等のサービスを利用する場合は、利用後に廃棄の証明書を受領しなければならない。電子媒体の削除及び廃棄を委託する場合も、同様とする。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第15条 取扱責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため、当該特定個人情報ファイルの利用、出力、保管、持ち出し、削除、廃棄等の状況を記録し、7年間保存しなければならない。
(取扱区域)
第16条 取扱責任者は、情報漏えい等を防止するため、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける安全の確保等)
第17条 取扱責任者は、情報システムにおいて特定個人情報等を取り扱う場合は、宝塚市情報セキュリティ規則等に基づき、情報システムへの安全管理措置を講ずるものとする。
(特定個人情報保護評価)
第18条 取扱責任者は、特定個人情報ファイルを保有しようとする場合は、特定個人情報保護評価に関する規則(平成26年特定個人情報保護委員会規則第1号)及び特定個人情報保護評価指針(平成26年特定個人情報保護委員会告示第4号)の定めるところにより、当該特定個人情報ファイルを保有する前までに特定個人情報保護評価を実施するものとする。
2 取扱責任者は、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報等の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減するための措置として、特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置を講ずるものとする。
第4章 個人番号利用事務等の業務の委託等
第19条 取扱責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託するときは、受託者において、市長が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認するものとする。
2 取扱責任者は、前項の委託をするときは、受託者との契約書に、特定個人情報等の取扱いに関する特記事項を規定するとともに、受託者において、市長が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする場合には、取扱責任者は、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
第5章 情報漏えい等事案への対応
第20条 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、特定個人情報等取扱者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他の特定個人情報等の安全管理上で問題となる事案が発生した場合には、その事実を知った特定個人情報等取扱者その他の職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する取扱責任者に報告するものとする。
2 取扱責任者は、情報漏えい等の兆候を把握した場合には、速やかに調査を行うものとする。
3 取扱責任者は、情報漏えい等の事案が発生した場合には、個人情報の漏えいに係る危機管理マニュアルその他別に市長が定めるところにより、管理者及び副管理者を経て市長に速やかに報告するものとする。
4 市長は、前項の規定による報告があった情報漏えい等の事案が、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第二十九条の四第一項及び第二項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)第2条に定めるものであるときは、速やかに個人情報保護委員会に必要事項を報告するものとする。
(令5訓令1・一部改正)
第6章 監査等の実施
(監査)
第21条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査を行い、その結果を副管理者に報告するものとする。
(点検)
第22条 取扱責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路又は保管方法について点検を行い、その結果を副管理者に報告するものとする。
(報告)
第23条 副管理者は、前2条の規定による報告を取りまとめて管理者に報告するものとする。
(見直し措置)
第24条 管理者は、前条に規定する報告を踏まえ、必要があると認めるときは、その見直しの措置を講ずるものとする。
第7章 雑則
(委任)
第25条 この規程の実施に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この規程は、令達の日から施行する。
附則(平成29年訓令第15号)
この規程は、令達の日から施行する。
附則(令和2年訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。