○宝塚市公文書管理規則
平成17年4月1日
規則第38号
注 平成19年3月30日規則第19号から条文注記入る。
(趣旨)
第1条 この規則は、法令その他別に定めがあるもののほか、本市における公文書の作成、分類、保存及び廃棄に関する基準その他公文書及びこれに準ずる文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(令5規則4・一部改正)
(1) 公文書 宝塚市情報公開条例(平成12年条例第50号)第2条に規定する公文書をいう。
(2) 所管課 宝塚市事務分掌規則(平成23年規則第8号)第2条に規定する課、市長が管理する公の施設その他市長が指定する組織をいう。
(3) 所管課長 所管課の長その他市長が指定する者をいう。
(4) 決裁 市長の権限に属する事務について、その最終意思を決定することをいう。
(5) 文書管理システム 公文書の作成、分類、保存、廃棄等を総合的に管理する電子情報処理システムで、総務課長が所管するものをいう。
(6) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(平24規則14・令5規則4・一部改正)
(公文書取扱いの原則)
第3条 職員は、公文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。
2 職員は、市がその諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、常に公文書の所在を明確にする等公文書を適正に管理しなければならない。
(公文書の管理体制)
第4条 総務課長は、公文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、公文書の管理が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び監督を行う。
2 所管課長は、この規則に定めるところにより、その所管する公文書について迅速な処理及び適正な管理を行い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
3 文書事務の処理を促進し、及び文書事務の適正な管理を図るため、所管課に文書取扱主任を置く。
4 文書取扱主任は、所管課の職員のうち庶務を担当する係長をもってこれに充てる。ただし、係長が不在の所管課においては、所管課長が所管課の職員のうちから選任する。
5 文書取扱主任を補助させるために、所管課に文書整理員を置くことができる。
6 文書整理員は、所管課長が所管課の職員のうちから選任する。
(公文書の作成)
第5条 事務の処理に当たっては、特に軽易なものを除き、公文書を作成するものとする。ただし、事務の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、事後に公文書を作成することができる。
(公文書の分類)
第6条 公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、整理しなければならない。
(公文書の保存期間)
第7条 公文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、おおむね別表に定めるとおりとする。ただし、特に軽易な公文書については、この限りでない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっている公文書 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟に関係する公文書 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てに関係する公文書 当該不服申立てに対する裁決、決定又は審決の日の翌日から起算して1年間
(4) 宝塚市情報公開条例第5条の規定による公開の請求又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第76条の規定による開示の請求があった公文書 当該請求に対する諾否の決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 前各号の規定に掲げるもののほか事務処理上保存期間の延長を必要とする公文書 当該事務処理上必要とする間
3 公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。
4 保存期間の決定に当たっては、当該公文書の内容の効力、資料価値、重要度、使用の頻度その他関連事項を十分に考慮して行うとともに、必要以上に長期間の保存とならないようにしなければならない。
(平24規則14・平28規則27・令5規則4・一部改正)
(完結文書の引継ぎ)
第8条 所管課長は、事務処理が完結した公文書(以下「完結文書」という。)のうち、保存期間が30年、10年、5年又は3年のものをその完結した日の属する年度の翌々年度に総務課長に引き継がなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる完結文書は、引継ぎを行わない。
(1) 文書管理システムを利用して決裁を受け、又は供覧した完結文書(電磁的記録によるものに限る。)
(2) 公の施設が保存する完結文書
3 次に掲げる公文書は、引継ぎを行わず現年度の公文書として扱う。
(1) 年度にかかわりなく常時使用する公文書
(2) 一定期間継続する事業等に係る公文書で、単年度で区分することが不適当なもの
(完結文書の保存)
第9条 所管課長は前条第1項の規定により総務課長に引き継いだ完結文書以外の完結文書を常に整理し、保存期間が経過するまでの間(第7条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要な期間)適切に保存しなければならない。
2 前項の規定により完結文書を保存している所管課長及び総務課長は、保存の必要に応じ、当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書を作成することができる。
(完結文書の廃棄)
第10条 所管課長又は総務課長は、保存期間が経過した完結文書(第7条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要がなくなったもの)について、速やかに廃棄手続をしなければならない。
2 前項の規定により廃棄手続を行った完結文書(第7条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書を除く。)のうち、資料的価値があると認めたものについては、保存することができる。
3 所管課長は、保存期間が満了した完結文書について、特に必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、当該完結文書の保存期間を延長することができる。
(文書管理システムによる処理)
第11条 この規則その他の市長が定める規則等の規定により行うこととされている公文書の管理に関する事務について、文書管理システムの全部又は一部を利用することができる場合は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。
(指定管理者の文書管理)
第12条 市長は、地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項の規定により市が設置する公の施設の管理を行う指定管理者に対し、当該指定管理者が保有する文書の適正な管理に関して、必要な措置を講ずるよう指導するものとする。
2 前項の文書とは、当該指定管理者の役員及び職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録であって、当該指定管理者の役員及び職員が組織的に用いるものとして、当該指定管理者が保有しているもののうち、当該指定管理者が管理する公の施設の管理業務に係るものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
(2) 当該指定管理者が管理する施設において一般の利用に供することを目的として保管しているもの
(令5規則4・追加)
(施行の細目)
第13条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
(令5規則4・旧第12条繰下)
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成19年規則第19号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年規則第14号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成28年規則第27号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和5年規則第4号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
(平19規則19・一部改正)
区分 | 保存期間 |
1 条例、規則その他例規に関する公文書 2 議会議案原本、議会議決書等議会に関する公文書で重要なもの 3 任免、賞罰その他身分に関する公文書で重要なもの 4 重要な財産の取得又は処分に関する公文書 5 契約に関する公文書で特に重要なもの 6 工事設計書等で重要なもの 7 市政の沿革に関する公文書で重要なもの 8 訴訟に関する公文書で重要なもの 9 市史の資料となる公文書で重要なもの 10 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が10年を超えるもの 11 重要施策の計画及び実施に関する公文書 12 市長、副市長の事務引継に関する公文書 13 前各項に掲げるもののほか、30年保存の必要があると認められる公文書 | 30年 |
1 金銭出納の証拠となる公文書 2 財産の取得又は処分に関する公文書 3 契約に関する公文書で重要なもの 4 工事設計書等 5 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が5年を超えるもの 6 前各項に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる公文書 | 10年 |
1 補助金及び貸付金等に関する公文書 2 会計経理に関する公文書 3 契約に関する公文書 4 工事設計書等で軽易なもの 5 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が3年を超えるもの 6 前各項に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる公文書 | 5年 |
1 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が1年を超える文書 2 行政施策に関する公文書で比較的軽易なもの 3 人事及び給与に関する公文書で軽易なもの 4 前3項に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められる公文書 | 3年 |
1 通知、照会等で後日参照を必要としない公文書 2 原簿又は台帳に記載の終わった申請書、届書等及び統計その他製表の資料に供した公文書 3 証明等で定例的かつ軽易なもの 4 前3項に掲げるもののほか、1年保存の必要があると認められる公文書 | 1年 |