(趣旨)

第1条　この規程は、宝塚市公文書管理規則(平成17年規則第38号。以下「管理規則」という。)その他別に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語は、管理規則で使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱主任の職務)

第3条　文書取扱主任は、所管課長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(文書取扱主任会議)

第4条　総務課長は、文書事務に関する調査及び協議をするため、又は啓発及び普及を図るために、文書取扱主任で組織する文書取扱主任会議を設置し、必要に応じて文書取扱主任会議を開催することができる。

(公文書の書き方)

第5条　公文書は、左横書きで書かなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(公文書の種別)

第6条　公文書の種別は、次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号)

第7条　公文書には、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める記号及び番号を付けなければならない。ただし、公告及び軽易な公文書については、これらを省略することができる。

(到達公文書の処理)

第8条　総務課に到達した公文書(電磁的記録によるものを除く。以下この条において同じ。)は、次の要領により処理しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の収受及び配布)

第9条　総合行政ネットワーク文書は、総務課長が指定する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)が受信し、次に掲げるところにより処理する。

(郵便料金未納又は不足の公文書の受領)

第10条　郵便料金の未納又は不足の状態で送達された公文書は、総務課長が必要があると認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

(配布上の留意事項)

第11条　開封した公文書の配布については、次に掲げる事項に留意して処理しなければならない。

(配布された公文書の処理の原則)

第12条　配布された公文書は、全て所管課長が処理促進に努めなければならない。

(配布された公文書の処理の手続)

第13条　配布された公文書は、全て文書取扱主任が受け取り、直ちにこれを次の要領に従って処理しなければならない。ただし、文書取扱主任からの指示を受けて、所管課の他の職員がこれに代わり公文書を収受することを妨げない。

(起案)

第14条　管理規則第5条の規定に基づき公文書を作成する場合は、帳票を使用するとき、その他事務の効率上文書管理システムを使用することが適当でないときを除き、原則として文書管理システムにより起案するものとする。この場合において、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(起案上の留意事項)

第15条　起案文書は、次の事項に留意し、作成しなければならない。

(帳票の種別)

第16条　帳票の種別は、次のとおりとする。

(例規外帳票の作成基準)

第17条　例規外帳票を作成するに当たっては、所管課長は、所管事務の内容に即し、合理的かつ効率的なものとなるよう努めなければならない。

(回議)

第18条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第19条　決裁の内容が他の部、室及び課の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係する部長、室長又は課長に合議しなければならない。

(廃案等の通知)

第20条　回議中又は合議中の起案文書を廃し、又はその内容に重大な変更を加えたときは、既に回議又は合議が終了した者にその旨を通知するものとする。

(市議会提案事項及び規則等の取扱い)

第21条　市議会提案事項及び規則等の取扱いについては、別に定める。

(決裁済文書の取扱い)

第22条　決裁の完了した公文書(以下「決裁済文書」という。)は、起案用紙に決裁年月日を記入し、施行又は発送が必要なものについては、その手続を取らなければならない。

(公印の使用)

第23条　施行する公文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には、宝塚市公印規則(昭和57年規則第34号)の規定に従い、公印を押印しなければならない。ただし、庁内文書については、公印を省略することができる。

(電子署名の使用)

第24条　施行する総合行政ネットワーク文書には、電子署名を行うものとする。ただし、前条第3項の規定により公印の押印を省略することができる公文書と同種の総合行政ネットワーク文書については、電子署名を省略することができる。

(公文書の発信者)

第25条　施行する公文書は、市長、会計管理者、福祉事務所長その他権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いなければならない。ただし、行政処分を伴わない公文書については、副市長名、部長名、室長名、課長名等を用いることができる。

(条例、規則及び訓令)

第26条　条例、規則及び訓令は、決裁済文書を総務課長に送付しなければならない。

(告示)

第27条　告示は、所管課が浄書2通を作成し、総務課長に送付しなければならない。

(諮問)

第28条　諮問は、所管課が浄書2通を企画経営部長に送付しなければならない。

(公文書の発送及び送信)

第29条　文書取扱主任は、所管課において直接発送する公文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)を除き、文書発送(振替)依頼書に発送する公文書を添えて総務課に回付し、発送しなければならない。

(電子メールの利用)

第30条　公文書の収受及び施行については、総務課長が指定するシステムで運用される電子メール(以下「電子メール」という。)を利用することができる。

(公文書保管の原則)

第31条　公文書は、必要に応じ、誰でもすぐに引き出せるよう系統的に整理し、所管課において現年度中及びその翌年度1年間保管する。

(保管公文書の調査点検)

第32条　文書取扱主任は、毎月末基準表に基づき保管された公文書の点検整理を行わなければならない。

(職員以外の者の保管公文書の閲覧)

第33条　職員以外の者に保管された公文書を閲覧させ、又は写しの交付をしようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、所管課長の許可を受けなければならない。

(公文書の移換え)

第34条　第31条第1項に規定する所管課において1年間保管する公文書の移換えは、原則として年度終了後直ちに行う。

(保存公文書の貸出し)

第35条　保存された公文書(電子決裁を行った公文書(電磁的記録によるものに限る。)を除く。)の貸出し又は閲覧を受けようとする職員は、所管課長(管理規則第8条第1項の規定により引継ぎされた公文書にあっては、総務課長)に申し出なければならない。

(職員以外の者の保存公文書の閲覧)

第36条　職員以外の者に保存された公文書を閲覧させ、又は写しの交付をしようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、所管課長の許可を受けなければならない。この場合において、管理規則第8条第1項の規定により引き継ぎされた公文書にあっては、許可を受けた後に総務課長に申し出なければならない。

(書庫の管理)

第37条　総務課長は、公文書を保存する書庫を管理し、その整理整頓に努め、常に火災予防に注意しなければならない。

(様式)

第38条　この訓令に定める書留収受簿等の様式は、別に市長が定める。

(細則)

第39条　この訓令の実施に関し必要な事項は、別に市長が定める。