○宝塚市上下水道局公文書取扱規程
平成26年11月1日
上下水道事業管理者訓令第1号
注 平成29年4月1日上下水管訓令第2号から条文注記入る。
宝塚市上下水道局文書取扱規程(昭和60年水道事業管理者訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 公文書の収受、配布及び処理(第10条―第17条)
第3章 公文書の起案及び決裁(第18条―第21条)
第4章 公文書の施行及び発送(第22条―第27条)
第5章 電子メールの利用に関する特例(第28条)
第6章 公文書の保管及び保存(第29条―第35条)
第7章 公文書の廃棄(第36条―第39条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、上下水道局における文書の収受、配布その他文書事務の処理に関し必要な事項を定めることにより、文書事務の合理的な処理を図ることを目的とする。
(1) 公文書 宝塚市情報公開条例(平成12年条例第50号)第2条に規定する公文書をいう。
(2) 主管課 宝塚市上下水道局事務分掌規程(平成23年上下水道事業告示第3号)第2条に規定する課、上下水道事業管理者(以下「管理者」という。)が管理する公の施設その他管理者が指定する組織をいう。
(3) 主管課長 主管課の長その他管理者が指定する者をいう。
(4) 決裁 管理者の権限に属する事務について、その最終意思を決定することをいう。
(5) 文書管理システム 公文書の作成、分類、保存、廃棄等を総合的に管理する電子情報処理システムで、総務部総務課長が所管するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(7) 総合行政ネットワーク 地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続し、高度な情報流通を可能とする行政専用の通信ネットワークをいう。
(8) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより送受信が行われる電磁的記録をいう。
(9) 電子決裁 文書管理システムの電子的システムを用いて決裁を行うことをいう。
(文書事務の処理の基本方針)
第3条 文書事務は、全て正確かつ迅速に行い、能率的に処理されるようにしなければならない。
(平29上下水管訓令2・一部改正)
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、文書の収受、配布その他文書事務の全体的な過程を統制し、調整を行うとともに、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、文書事務が適正かつ円滑に運営されるよう指導しなければならない。
(文書取扱主任の設置及びその職務)
第5条 主管課に文書取扱主任1人を置く。
2 文書取扱主任は、主管課長が主管課の係長(係長と同等の職にある者を含む。)のうちから選任する。
3 主管課長は、文書取扱主任を選任したときは、直ちに文書取扱主任選任報告書に必要な事項を記載し、総務課長に報告しなければならない。
4 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 公文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 公文書の整理、保管及び保存並びに保存文書の破棄のための分別に関すること。
(3) 公文書の審査に関すること。
(4) 文書の処理の促進に関すること。
(5) 総合行政ネットワーク文書の処理に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、公文書の処理に関し必要なこと。
(文書取扱主任会議)
第6条 総務課長は、文書事務の連絡、調整を図る必要があるときは、文書取扱主任会議を開催することができる。
(文書の種類)
第7条 文書は、おおむね次の種類とする。
(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により管理者が制定するもの
(2) 告示 法令の規定により決定若しくは処分した事項又は一定の事項を公示するもの
(3) 訓令 所管の機関又は職員に対して発する命令で例規的なもの
(4) 諮問 審議会、協議会、審査会等の機関に対して一定の事項について管理者が意見を求めるもの
(5) 指令 申請書等に基づき特定の個人又は団体に対して許可をするもの
(6) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(公文書の書き方)
第8条 公文書は、左横書きで書かなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公庁で様式を縦書きと定めているもの
(3) 表彰状、感謝状及び賞状で縦書きが適当と認められるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、公文書の左横書きが不適当と認めるもの
(公文書の記号及び番号)
第9条 公文書には、次の区分に応じ、当該各号に掲げる記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な公文書については、この限りでない。
(1) 管理規程、告示、訓令及び諮問 宝塚市上下水道事業管理規程、宝塚市上下水道事業告示、宝塚市上下水道事業管理者訓令及び宝塚市上下水道事業管理者諮問に暦年による一連番号
ア 文書管理システムを使用して作成する一般文書 文書管理システムにより付される会計年度による一連番号
(3) 指令 前号の記号及び番号の前に更に宝塚市上下水道事業指令を冠するものとする。
2 庁内文書には、記号及び番号を用いない。
(平29上下水管訓令2・一部改正)
第2章 公文書の収受、配布及び処理
(総合行政ネットワーク文書の収受及び配布)
第10条 総合行政ネットワーク文書の収受及び配布については、宝塚市公文書取扱規程(平成17年訓令第14号)第8条の規定の例による。
(総務課における到達公文書)
第11条 総務課に直接到達した公文書及びメールボックスを通じて配布された公文書は総務課において収受し、次の要領により処理しなければならない。
(1) 配布先の明確な公文書は、閉封のままで総務課に設けた文書配布箱を通じて主管課に配布すること。
(2) 閉封のままでは配布先の不明確な文書は、総務課において開封し、配布先を確認した上、文書配布箱を通じて主管課に配布すること。
(3) 書留郵便物は、書留収受簿に必要な事項を記載の上、文書取扱主任に配布し、押印を受けること。
(勤務時間外に到達した公文書)
第12条 勤務時間外に到達した公文書は、当直員が収受し、日宿直文書収受連絡表に必要な事項を記載の上、緊急の処理を必要とするものを除き、全て総務課に引き継がなければならない。
(平29上下水管訓令2・一部改正)
(郵便料金未納又は不足の公文書の収受)
第13条 郵便料金の未納又は不足の公文書は、総務課長が必要があると認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(配布上の留意事項)
第14条 開封した公文書の配布については、次に掲げる事項に留意して処理しなければならない。
(1) 異例又は重要であると認められるものは、上司の指示を受けて処理すること。
(2) 2以上の主管課に関連した文書は、関係の最も深い主管課へ配布すること。
(配布された公文書の処理の原則)
第15条 配布文書は、全て主管課長が処理促進に努めなければならない。
(平29上下水管訓令2・一部改正)
(配布された公文書の処理の手続)
第16条 配布された公文書は、全て文書取扱主任が受け取り、直ちにこれを次の要領に従って処理しなければならない。ただし、文書取扱主任からの指示を受けて、主管課の他の職員がこれに代わり公文書を収受することを妨げない。
(1) 配布された公文書を確認し、次に定める処理を行うこと。
ア 収受印を押印し、記号及び番号を記入すること。
イ 文書管理システムに必要事項を登録すること。
(2) 誤って配布された公文書は、直ちに総務課へ回付すること。
(3) 受付記号及び番号を記載し、文書整理簿に必要な事項を記載すること。ただし、次に掲げるものについては、受付の記号及び番号並びに必要な事項の記載を省略することができる。
ア 新聞、雑誌等の定期刊行物及びパンフレット類
イ 軽易な報告書、軽易な照会文書その他軽易なもの又は定例的なもの
(平29上下水管訓令2・一部改正)
(主管課長の閲覧)
第17条 前条の規定による処理を終えた公文書は、主管課長の閲覧に供しなければならない。
2 主管課長は、上司に供覧を要するもの及び上司の指揮を受ける必要があると認めるもののほかは、押印し、事務の分担に従って、主管係長に処理方針及び処理期限等を指示し、主管係長は、係員に回付する。ただし、重要であると認められるものは、主管課長又は主管係長が直接その処理に当たらなければならない。
3 定例的かつ大量に処理する公文書は、あらかじめ主管課長が指定し、押印を省略することができる。
第3章 公文書の起案及び決裁
(1) 起案文書の全部を容易に電磁的記録にすることができる場合 電子決裁起案(電子決裁を利用する起案をいう。以下同じ。)
(2) 前号の場合以外の場合 紙決裁起案(認印による決裁を行う起案をいう。以下同じ。)
2 電子決裁起案にあっては起案文書の全部を文書管理システムに登録し、紙決裁起案にあっては文書管理システムから起案用紙を出力するものとする。
(起案上の留意事項)
第19条 起案文書は、次の事項に留意し、作成しなければならない。
(1) 常用漢字及び現代かなづかいにより、簡易平明に記載すること。
(2) 全て題名を付し、結論を先にし、箇条書にする等留意の上作成し、必要があるときは、関係法令、例規等を記載し、又は関係公文書、参考資料等を添えること。
(3) 字句を加除訂正したときは、その箇所に押印すること。
(平29上下水管訓令2・一部改正)
(決裁の順序)
第20条 公文書の決裁は、次の要領により行うものとする。
(1) 関係職員に回議の上、係長、課長、部長、局長を経て、管理者の決裁を受けること。
(2) 事務を代決し、又は代理決定した者は、電子決裁においては代理する旨を登録し、紙決裁においては認印の左上に「代」と朱書すること。なお、事務を代決したときは、速やかに上司に報告し、又は関係公文書を上司の閲覧に供しなければならない。
(3) 他の課に関係があるものは、次条の規定に基づき合議すること。
(合議)
第21条 前条第3号の合議は、次の要領により行うものとする。
(1) 管理者又は局長の決裁を要するものは、主管部長に回議した後、他の関係課に合議をすること。ただし、主管部内の他の課に合議を要するものは、主管部長に回議をする前に関係課に合議をすること。
(2) 部長、課長又は副課長の専決事項に属するものは、専決権者の決裁の前に関係課に合議をすること。
(3) 合議を受けた関係課は、起案文書に対し、速やかに承認又は不承認を決定すること。
(4) 合議を受けた関係課において異議があるときは、主管課と協議し、なお決定しないときは、意見を付し、上司の指揮を受けること。
(5) 主管課において合議を終えた文書を訂正又は廃案にするときは、関係課に更に協議し、又は通知すること。
(6) 合議を受けた関係課は、回議の結果を知ろうとするときは、起案用紙の合議の欄に要再回と朱書すること。
第4章 公文書の施行及び発送
(決裁済文書の取扱い)
第22条 決裁文書は、起案用紙に決裁年月日を記載した後、施行又は発送が必要なものについては、その手続を取らなければならない。
2 文書管理システムにより起案したものについては、当該システムに決裁年月日等を登録しなければならない。
(公印の使用)
第23条 施行する公文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には、宝塚市上下水道局公印規程(昭和56年水道事業管理規程第4号)の規定に従い、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な文書は、この限りでない。
2 公印を押印するときは、次に定めるところによる。
(1) 法令により押印しなければならない文書又は権利義務に関する文書で偽造を防止する必要があるものにあっては、契印すること。
(2) 登記に関する文書、契約書その他権利義務に関する文書で2枚以上のものにあっては、割印すること。
3 第1項本文の規定にかかわらず、行政処分、契約等権利義務に係る公文書以外の公文書については、当該公文書に「(公印省略)」の文字を記載することをもって、公印及び契印の押印に代えることができる。
(公文書の発信者)
第24条 施行する公文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、行政処分を伴わない文書については、局長名、部長名、課長名等を用いることができる。
(管理規程及び訓令)
第25条 管理規程及び訓令については、主管課長は、決裁済文書を総務課長に引き継がなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により決裁済文書を引き継いだときは、管理規程等番号簿に必要な事項を記載し、番号を付けて施行しなければならない。
(告示)
第26条 告示は、主管課が浄書2通を作成し、総務課長に送付しなければならない。
2 総務課長は、送付を受けた告示文書を管理規程等番号簿に必要な事項を記載し、番号を付けて1通を主管課に回付しなければならない。
3 主管課は、総務課長から回付を受けた告示文書を告示しなければならない。
(公文書の発送及び送信)
第27条 文書取扱主任は、主管課において発送する公文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)を総務課に回付し、発送しなければならない。
2 第10条の規定により宝塚市公文書取扱規程第8条の規定の例によるものとして総務課長が指定した文書取扱主任は、施行する総合行政ネットワーク文書を送信しなければならない。
第5章 電子メールの利用に関する特例
(電子メールの利用)
第28条 公文書の収受及び施行については、総務部総務課長が指定するシステムで運用される電子メール(以下「電子メール」という。)を利用することができる。
3 電子メールが利用できる場合における相手方は、市の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た法人又は個人とする。
4 受信した電子メールのうち、収受の処理が必要と認めるものは速やかに文書管理システムに登録しなければならない。
第6章 公文書の保管及び保存
(公文書保管の原則)
第29条 公文書は、必要に応じ、誰でもすぐに引き出せるように系統的に整理し、主管課において現年度中及びその翌年度1年間保管するとともに、紛失、損傷等を防止するよう留意しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、電子決裁を行った文書(電磁的記録によるものに限る。)は、文書管理システムにより保管するものとする。
(上下水道局職員以外の者の保管公文書の閲覧)
第30条 上下水道局職員以外の者に保管された公文書を閲覧させようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、主管課長の許可を受けなければならない。
(公文書の保存期間)
第31条 公文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、おおむね別表第2に定めるとおりとする。ただし、特に軽易な公文書については、この限りでない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっている公文書 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟に関係する公文書 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てに関係する公文書 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 宝塚市情報公開条例第5条の規定による公開の請求又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第76条の規定による開示の請求があった公文書 当該請求に対する諾否の決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 前各号に掲げるもののほか、事務処理上保存期間の延長を必要とする公文書 当該事務処理上必要とする間
3 公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。
4 保存期間の決定に当たっては、当該公文書の内容の効力、資料価値、重要度、使用の頻度その他関連事項を十分に考慮して行うとともに、必要以上に長期間の保存とならないようにしなければならない。
(令5上下水管訓令2・一部改正)
(完結文書の引継ぎ)
第32条 主管課長は、事務処理が完結した公文書(以下「完結文書」という。)のうち、保存期間が30年、10年、5年又は3年のものをその完結した日の属する年度の翌々年度に総務課長に引き継がなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる完結文書は、引継ぎを行わない。
(1) 文書管理システムを利用して決裁を受け、又は供覧した完結文書(電磁的記録によるものに限る。)
(2) 公の施設が保存する完結文書
3 次に掲げる公文書は、引継ぎを行わず現年度の公文書として扱う。
(1) 年度にかかわりなく常時使用する公文書
(2) 一定期間継続する事業等に係る公文書で、単年度で区分することが不適当なもの
(完結文書の保存)
第33条 主管課長は、前条第1項の規定により総務課長に引き継いだ完結文書以外の完結文書を常に整理し、保存期間が経過するまでの間(第31条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要な期間)適切に保存しなければならない。
2 前項の規定により完結文書を保存している主管課長及び総務課長は、保存の必要に応じ、当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書を作成することができる。
(保存公文書の貸出し)
第34条 保存公文書の貸出し又は閲覧を受けようとする上下水道局職員は、総務課長に申し出なければならない。
(上下水道局職員以外の者の保存公文書の閲覧)
第35条 上下水道局職員以外の者に保存された公文書を閲覧させようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、主管課長の許可を受けた後、総務課長に申し出なければならない。
第7章 公文書の廃棄
(完結文書の廃棄)
第36条 主管課長又は総務課長は、保存期間が経過した完結文書(第31条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要がなくなったもの)について、速やかに廃棄手続をしなければならない。
2 前項の規定により廃棄手続を行った完結文書(第31条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書を除く。)のうち、資料的価値があると認めたものについては、保存することができる。
3 主管課長は、保存期間が満了した完結文書について、特に必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、当該完結文書の保存期間を延長することができる。
(文書管理システムによる処理)
第37条 この規定により行うこととされている公文書の管理に関する事務について、文書管理システムの全部又は一部を利用することができる場合は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。
(完結文書廃棄上の注意)
第38条 廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、その部分を塗消、切断する等適切な処理をしなければならない。
(様式)
第39条 この規程に定める起案用紙等の様式は、別に管理者が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令達の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に文書管理システムにより起案した文書は、改正後の宝塚市上下水道局公文書取扱規程により起案した文書とみなす。
3 この訓令の施行の日前に完結した永年保存文書については、改正前の宝塚市上下水道局文書取扱規程第28条第1項の規定は、この訓令の施行後も、なおその効力を有する。
附則(平成29年上下水管訓令第2号)
この規程は、令達の日から施行する。
附則(令和5年上下水管訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第9条関係)
(平29上下水管訓令2・一部改正)
総務課 | 宝水総 |
経営企画課 | 宝水経 |
浄水課 | 宝水浄 |
工務課 | 宝水工 |
給排水設備課 | 宝水給 |
下水道課 | 宝下 |
別表第2(第31条関係)
(平29上下水管訓令2・一部改正)
区分 | 保存期間 |
1 条例、規則その他例規に関する公文書 2 議会議決書等議会に関する公文書で重要なもの 3 任免、賞罰その他身分に関する公文書で重要なもの 4 重要な財産の取得又は処分に関する公文書 5 契約に関する公文書で特に重要なもの 6 工事設計書等(重要なものに限る。) 7 上下水道事業の沿革に関する公文書で重要なもの 8 訴訟に関する公文書で重要なもの 9 上下水道事業史の資料となる公文書で重要なもの 10 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が10年を超えるもの 11 重要施策の計画及び実施に関する公文書 12 上下水道事業管理者の事務引継に関する公文書 13 前各項に掲げるもののほか、30年保存の必要があると認められる公文書 | 30年 |
1 金銭出納の証拠となる公文書 2 財産の取得又は処分に関する公文書 3 契約に関する公文書(重要なものに限る。) 4 工事設計書等(重要なものを除く。) 5 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が5年を超えるもの 6 前各項に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる公文書 | 10年 |
1 補助金及び貸付金等に関する公文書 2 会計経理に関する公文書 3 契約に関する公文書(重要なものを除く。) 4 工事設計書等で軽易なもの 5 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が3年を超えるもの 6 前各項に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる公文書 | 5年 |
1 許可、認可、承認等の行政処分に関する公文書で法律関係が1年を超える文書 2 行政施策に関する公文書で比較的軽易なもの 3 人事及び給与に関する公文書で軽易なもの 4 前3項に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められる公文書 | 3年 |
1 通知、照会等で後日参照を必要としない公文書 2 原簿又は台帳に記載の終わった申請書、届書等及び統計その他製表の資料に供した公文書 3 証明等で定例的かつ軽易なもの 4 前3項に掲げるもののほか、1年保存の必要があると認められる公文書 | 1年 |