○宝塚市立病院文書取扱規程
平成17年3月29日
病院事業管理者訓令第1号
注 平成19年3月30日病管訓令第1号から条文注記入る。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第12条)
第3章 文書の処理(第13条―第15条)
第4章 文書の作成(第16条―第17条)
第5章 文書の決裁(第18条・第19条)
第6章 文書の施行及び発送(第20条―第25条)
第7章 文書の整理、保管及び保存(第26条―第31条)
第8章 文書の廃棄(第32条―第34条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、市立病院における文書の収受、配布その他文書事務の処理に関し必要な事項を定めることにより、文書事務の合理的な処理を図ることを目的とする。
(文書事務の処理の基本方針)
第2条 文書事務は、すべて正確かつ迅速に行い、能率的に処理されるようにしなければならない。
(適用範囲)
第3条 本条及び前2条を除き、当分の間本規程は経営統括部のみに適用する。
2 経営統括部以外の部局においては、上司の管理監督の下、最も合理的かつ能率的な方法で運営、処理するものとする。
3 本規程を経営統括部以外の部局に適用する場合においては、部長、次長、課長、副課長、係長及び係員を各部局内におけるその相当する職に読み替えるものとする。
(平20病管訓令1・平31病管訓令2・一部改正)
(経営統括部課長の職務)
第4条 経営統括部課長は、文書の収受、配布その他文書事務の全体的な過程を統制し、調整を行うとともに、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、文書事務が適正かつ円滑に運営されるよう指導しなければならない。
(平20病管訓令1・一部改正)
(文書取扱主任の設置及びその職務)
第5条 経営統括部に文書取扱主任を1人以上置く。
2 文書取扱主任は、経営統括部課長が経営統括部の係長のうちから選任する。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の処理の促進に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書処理に関し必要なこと。
(平20病管訓令1・一部改正)
(文書の種類)
第6条 文書は、おおむね次の種類とする。
(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により病院事業管理者(以下「管理者」という。)が制定するもの
(2) 告示 法令の規定により決定若しくは処分した事項又は一定の事項を公示するもの
(3) 訓令 所管の機関又は職員に対して発する命令で例規的なもの
(4) 指令 申請書等に基づき特定の個人又は団体に対して許可をするもの
(5) 諮問 審議会、協議会、審査会等の機関に対して一定の事項について管理者が意見を求めるもの
(6) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(文書の書き方)
第7条 文書は、左横書きで書かなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公庁で様式を縦書きと定めているもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書の左横書きが不適当と認めるもの
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、次の区分に応じ、当該各号に掲げる記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(1) 管理規程、告示、訓令及び諮問 宝塚市病院事業管理規程、宝塚市病院事業告示、宝塚市病院事業管理者訓令及び宝塚市病院事業管理者諮問に暦年による一連番号
(2) 一般文書 記号「宝病」及び会計年度による一連番号
(3) 指令 前号の記号及び番号の前に更に宝塚市病院事業指令を冠するものとする。
2 庁内文書には、記号及び番号を用いない。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書)
第9条 市立病院に直接到達した文書及びメールボックスを通じて配布された文書は、次の要領により処理しなければならない。
(1) 配布先の明確な文書は、閉封のままで経営統括部に設けた文書配布箱を通じて主管部局に配布すること。
(2) 閉封のままでは配布先の不明確な文書は、経営統括部において開封し、配布先を確認した上、文書配布箱を通じて主管部局に配布すること。
(3) 書留郵便物は、書留収受簿に必要な事項を記載の上、主管部局に配布し、押印を受けること。
(平20病管訓令1・一部改正)
(勤務時間外に到達した文書)
第10条 勤務時間外に到達した文書は、当直員が収受し、日宿直文書収受連絡表に必要な事項を記載の上、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて経営統括部に引き継がなければならない。
(平20病管訓令1・一部改正)
(郵便料金未納又は不足の文書の収受)
第11条 郵便料金の未納又は不足の文書は、経営統括部課長が必要があると認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(平20病管訓令1・一部改正)
(配布上の留意事項)
第12条 開封した文書の配布については、次に掲げる事項に留意して処理しなければならない。
(1) 異例又は重要であると認められるものは、上司の指示を受けて処理すること。
(2) 2部局以上に関連した文書は、関係の最も深い部局へ配布すること。
第3章 文書の処理
(配布文書処理の原則)
第13条 配布文書は、すべて主管課長が処理の促進に努めなければならない。
(配布文書処理の手続)
第14条 配布文書は、文書取扱主任が受け取り、直ちにこれを次の要領に従って処理しなければならない。
(1) 配布された文書を確認すること。
(2) 誤って配布された文書は、直ちに経営統括部課長へ回付すること。
(3) 受付記号及び番号を記載し、文書整理簿に必要な事項を記載すること。ただし、次に掲げるものについては、受付の記号及び番号並びに必要な事項の記載を省略することができる。
ア 新聞、雑誌等の定期刊行物及びパンフレット類
イ 軽易な報告書、軽易な照会文書その他軽易なもの又は定例的なもの
(平20病管訓令1・一部改正)
(主管課長の閲覧)
第15条 前条の規定による処理を終えた文書は、主管課長の閲覧に供しなければならない。
2 主管課長は、上司に供覧を要するもの及び上司の指揮を受ける必要があると認めるもののほかは押印し、事務の分担に従って主管係長に処理方針及び処理期限等を指示し、主管係長は、係員に回付する。ただし、重要であると認められるものは、主管課長、主管副課長又は主管係長が直接その処理に当たらなければならない。
3 定例的かつ大量に処理する文書は、あらかじめ主管課長が指定し、押印を省略することができる。
第4章 文書の作成
(1) 起案文書の全部を容易に電磁的記録にすることができる場合 電子決裁起案(電子決裁を利用する起案をいう。以下同じ。)
(2) 前号の場合以外の場合 紙決裁起案(認印による決裁を行う起案をいう。以下同じ。)
2 電子決裁起案にあっては起案文書の全部を文書管理システムに登録し、紙決裁起案にあっては文書管理システムから起案用紙を出力するものとする。
(令5病管訓令1・全改)
(起案上の留意事項)
第17条 起案文書は、次の事項に留意し、作成しなければならない。
(1) 常用漢字及び現代かなづかいにより、簡易平明に記載すること。
(2) すべて題名を付し、結論を先にし、箇条書にする等留意の上作成し、必要があるときは、関係法令、例規等を記載し、又は関係文書、参考資料等を添えること。
(3) 字句を加除訂正したときは、その箇所に押印すること。
(令5病管訓令1・旧第18条繰上)
第5章 文書の決裁
(決裁の順序)
第18条 文書の決裁は、次のとおりとする。
(1) 関係職員に回議の上、係長、副課長、課長、次長、部長、病院副事業管理者を経て、管理者の決裁を受けること。
(2) 事務を代決又は代理決定したときは、認印の左上に「代」と朱書すること。この場合、事後速やかに上司に報告しなければならない。
(3) 他の部局に関係があるものは、次条の規定に基づき合議すること。
(平20病管訓令1・平27病管訓令1・平31病管訓令2・一部改正、令5病管訓令1・旧第19条繰上・一部改正)
(合議)
第19条 合議は、次のとおりとする。
(1) 管理者の決裁を要するものは、部長に回議した後、他の関係部局に合議をすること。ただし、経営統括部内の他の担当に合議を要するものは、部長に回議をする前に合議をすること。
(2) 部長、次長、課長又は副課長の専決事項に属するものは、専決権者の決裁の前に関係部局に合議をすること。
(3) 合議を受けた関係部局は、起案文書に対し、速やかに承認又は不承認を決定すること。
(4) 合議を受けた関係部局において異議があるときは、経営統括部と協議し、なお決定しないときは、意見を付し、上司の指揮を受けること。
(5) 経営統括部において合議を終えた文書を訂正又は廃案にするときは、関係部局に更に協議又は通知すること。
(6) 合議を受けた関係部局は、回議の結果を知ろうとするときは、起案用紙の合議の欄に要再回と朱書すること。
(平20病管訓令1・一部改正、令5病管訓令1・旧第20条繰上)
第6章 文書の施行及び発送
(決裁文書の取扱い)
第20条 決裁文書は、起案用紙に決裁年月日を記載した後、施行及び発送の手続を取らなければならない。
(令5病管訓令1・旧第21条繰上)
(公印の使用)
第21条 施行及び発送をする文書には、宝塚市立病院公印規程(平成17年病管規程第3号)の規定に従い、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な文書は、この限りでない。
(令5病管訓令1・旧第22条繰上)
(文書の発信者)
第22条 施行及び発送をする文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、行政処分を伴わない文書については、病院長名、部長名、課長名を用いることができる。
(平20病管訓令1・一部改正、令5病管訓令1・旧第23条繰上)
(管理規程及び訓令)
第23条 管理規程及び訓令については、主管課長は、決裁文書を経営統括部課長に引き継がなければならない。
2 経営統括部課長は、前項の規定により決裁文書を引き継いだときは、管理規程等番号簿に必要な事項を記載し、番号を付けて施行しなければならない。
(平20病管訓令1・一部改正、令5病管訓令1・旧第24条繰上)
(告示)
第24条 告示については、主管課長は、浄書3通を作成し、経営統括部課長に送付しなければならない。
2 経営統括部課長は、前項の規定により文書の送付を受けたときは、管理規程等番号簿に必要な事項を記載し、番号を付けて告示し、1通を主管課長に回付しなければならない。
(平20病管訓令1・一部改正、令5病管訓令1・旧第25条繰上)
(文書の発送)
第25条 文書取扱主任は、文書整理簿及び起案用紙に発送年月日を記載し、文書を送付しなければならない。
(令5病管訓令1・旧第26条繰上)
第7章 文書の整理、保管及び保存
(文書の整理、保管及び保存の原則)
第26条 文書は、必要に応じ、誰でもすぐに引き出せるように系統的に整理するとともに、紛失、損傷等を防止するよう留意しなければならない。
(令5病管訓令1・旧第27条繰上)
(文書保存の期間)
第27条 文書保存の種別及び期間は、次のとおりである。
(1) 第1種 30年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 管理規程、訓令その他例規に関する文書
(2) 任免、賞罰その他身分に関する重要文書
(3) 重要な財産の取得又は処分に関する文書
(4) 特に重要な契約関係文書
(5) 重要な工事設計書等関係文書
(6) 訴訟に関する重要文書
(7) 重要施策の計画及び実施に関する文書
(8) 管理者の事務引継に関する文書
(9) その他30年保存の必要があると認められる文書
3 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 金銭出納の証拠となる文書
(2) 財産の取得又は処分に関する文書
(3) 重要な契約関係文書
(4) 工事設計書等関係文書
(5) その他10年保存の必要があると認められる文書
4 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 補助金及び貸付金等に関する文書
(2) 会計計理に関する文書
(3) 契約関係文書
(4) 簡易な工事設計書等関係文書
(5) その他5年保存の必要があると認められる文書
5 第4種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 行政施策に関する比較的軽易な文書
(2) 簡易な人事及び給与に関する文書
(3) その他3年保存の必要があると認められる文書
6 第5種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 通知、照会等で後日参照を必要としない文書
(2) 原簿又は台帳に記載の終わった申請書、届出等及びその他製表の資料に供した文書
(3) 定例的かつ軽易な証明等の文書
(4) その他1年保存の必要があると認められる文書
7 第1項に規定する保存期間は、会計年度のものにあっては、その完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算し、暦年による文書にあっては、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(令5病管訓令1・旧第28条繰上)
(文書の保存)
第28条 主管課長は、次に掲げる文書を保存しなければならない。
(1) 主管課において常時使用する文書等で文書分類表に定める文書
(2) 第1種から第5種までに属する文書
(令5病管訓令1・旧第29条繰上)
(文書の保存方法)
第29条 主管課長は、前条に規定する文書について、適宜整理し、適確に保存しなければならない。
2 保存用具及び保存場所については、経営統括部課長が指定する。
(平20病管訓令1・一部改正、令5病管訓令1・旧第30条繰上)
(保存文書の貸出し)
第30条 保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、経営統括部課長に申し出なければならない。
(平25病管訓令2・一部改正、令5病管訓令1・旧第31条繰上)
(市立病院職員以外の者の保存文書の閲覧)
第31条 市立病院職員以外の者に保存文書を閲覧させようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、主管課長の許可を受けた後、経営統括部課長に申し出なければならない。
(平20病管訓令1・一部改正、令5病管訓令1・旧第32条繰上)
第8章 文書の廃棄
(完結文書の廃棄)
第32条 主管課長は、完結文書のうち、保存の必要のないものについては、第28条に規定する保存をしないで廃棄する。
(令5病管訓令1・旧第33条繰上・一部改正)
(保管文書の廃棄)
第33条 主管課長は、第28条に規定する文書で保存期間を経過したものについては、廃棄する。
2 主管課長は、保存文書の保存期間を延長する必要があるときは、保存期間が満了する前に、適切な処理をしなければならない。
3 主管課長は、廃棄を決定した保存文書のうち、資料的価値があると認めるものについては、保存することができる。
4 主管課長は、第1種の文書について、保存期間が10年を経過したとき、又はその後5年ごとに、その必要性を精査し、保存の適否を決定する。
(令5病管訓令1・旧第34条繰上・一部改正)
(文書廃棄上の注意)
第34条 廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、その部分を塗消、切断する等適切な処理をしなければならない。
(令5病管訓令1・旧第35条繰上)
附則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年病管訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年病管訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成25年病管訓令第2号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成27年病管訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成31年病管訓令第2号)
この規程は、令達の日から施行する。
附則(令和元年病管訓令第3号)
(施行期日)
1 この規程は、令達の日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現にある旧様式による用紙等については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(令和5年病管訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。