(趣旨)

第1条　この規程は、マイクロフィルムの作成、保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(マイクロフィルムの作成)

第3条　マイクロフィルムの作成に関する事務は、総務課が保存している文書については総務課が行い、総務課以外の課及び担当並びに公の施設(以下「所管課」という。)が保管している文書については総務課長と協議の上所管課が行う。

(撮影する文書の範囲)

第4条　マスターフィルムに撮影する文書の範囲は、宝塚市公文書取扱規程(平成17年訓令第14号)による改正前の宝塚市文書取扱規程(昭和53年訓令第2号)第41条第1項第1号に規定する第1種の文書として作成された文書とする。ただし、総務課長が特に認めた文書については、撮影をしないことができる。

(マスターフィルムの証明)

第5条　マスターフィルムの作成にあたって、撮影しようとする文書の存在及びマスターフィルムが文書を正写したものであることを証明しなければならない。

(文書の撮影)

第6条　総務課長等は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマスターフィルム(活用フィルム)撮影(再撮影・再製)指示書(以下「撮影指示書」という。)を添付して委託業者先に撮影を指示するものとする。

(マイクロフィルムの検収)

第7条　総務課長等は、マスターフィルム及び活用フィルムの引渡しを受けたときは、撮影の結果を検査し、検収しなければならない。

(マイクロフィルムの保存者及び方法)

第8条　マイクロフィルムの保存は、総務課が作成したマイクロフィルムにあっては総務課長、所管課において作成したマイクロフィルムにあっては当該所管課の長がマイクロフィルム用キャビネットに収納して行う。

(検査)

第9条　総務課長等は、撮影後3月を経過したマイクロフィルムについて検査し、その結果を文書台帳に記入しなければならない。

(再撮影等)

第10条　総務課長等は、前条第3項の規定による再撮影及び同条第4項の規定による再製を指示するときは、撮影指示書により指示しなければならない。

(文書の廃棄)

第11条　総務課長等は、第9条第1項の規定による検査の結果問題がないと認めたときは、当該撮影を完了した文書を廃棄するものとする。

(マイクロフィルムの貸出禁止)

第12条　マイクロフィルムの貸出は、禁止する。ただし、総務課長等が特に必要があると認めるときは、この限りでない。

(活用フィルムの利用)

第13条　活用フィルムを利用しようとする者は、第8条に規定するマイクロフィルムの保存者に申し出なければならない。

(マイクロフィルムの再製)

第14条　総務課長等は、第11条の規定により文書を廃棄した後に、当該文書に係るマスターフィルムが破損したときは活用フィルムから再製し、活用フィルムが破損したときはマスターフィルムから再製しなければならない。

(マイクロフィルムの廃棄)

第15条　総務課長は、マイクロフィルムについて、撮影後10年を経過したとき、及びその後5年ごとに、当該マイクロフィルムに撮影された文書の所管課の長と合議の上、その必要性を精査し、保存の適否を決定する。

(様式)

第16条　この訓令に定める撮影指示書等の様式は、別に市長が定める。

(施行の細則)

第17条　この訓令の施行について必要な事項は、別に市長が定める。