(趣旨)

第1条　この規則は、法令その他別に定めがあるもののほか、本市における公文書の作成、分類、保存及び廃棄に関する基準その他公文書及びこれに準ずる文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書取扱いの原則)

第3条　職員は、公文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。

(公文書の管理体制)

第4条　総務課長は、公文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、公文書の管理が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び監督を行う。

(公文書の作成)

第5条　事務の処理に当たっては、特に軽易なものを除き、公文書を作成するものとする。ただし、事務の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、事後に公文書を作成することができる。

(公文書の分類)

第6条　公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、整理しなければならない。

(公文書の保存期間)

第7条　公文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、おおむね別表に定めるとおりとする。ただし、特に軽易な公文書については、この限りでない。

(完結文書の引継ぎ)

第8条　所管課長は、事務処理が完結した公文書(以下「完結文書」という。)のうち、保存期間が30年、10年、5年又は3年のものをその完結した日の属する年度の翌々年度に総務課長に引き継がなければならない。

(完結文書の保存)

第9条　所管課長は前条第1項の規定により総務課長に引き継いだ完結文書以外の完結文書を常に整理し、保存期間が経過するまでの間(第7条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要な期間)適切に保存しなければならない。

(完結文書の廃棄)

第10条　所管課長又は総務課長は、保存期間が経過した完結文書(第7条第1項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要がなくなったもの)について、速やかに廃棄手続をしなければならない。

(文書管理システムによる処理)

第11条　この規則その他の市長が定める規則等の規定により行うこととされている公文書の管理に関する事務について、文書管理システムの全部又は一部を利用することができる場合は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。

(指定管理者の文書管理)

第12条　市長は、地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項の規定により市が設置する公の施設の管理を行う指定管理者に対し、当該指定管理者が保有する文書の適正な管理に関して、必要な措置を講ずるよう指導するものとする。

(施行の細目)

第13条　この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。